Hinweis: Dies ist ein illustratives Modellbeispiel einer typischen WEG, kein Bericht eines benannten Kunden. Es zeigt den realen Funktionsablauf der Plattform.
Die Ausgangslage
Die „WEG Lindenhof" in Köln: 24 Wohnungen, zwei ehrenamtliche Beiräte, eine kleine Hausverwaltung. Kommunikation lief per Aushang und Post, die Jahresabrechnung kam als dicker Umschlag, Schäden per Anruf. Niemand wusste zwischen den Versammlungen, wie es um die Rücklage stand oder ob die Dachrinnenreinigung beauftragt war.
Woche 1 – Onboarding
Die Verwaltung legt das Objekt an und verschickt 24 Einladungslinks. Innerhalb von zehn Tagen registrieren sich 21 Eigentümer selbst – jeder erfasst seine Wohnfläche, Etage und den Miteigentumsanteil. Drei ältere Eigentümer bleiben bei Papier; das System läuft parallel weiter.
Der Frühling – die erste Begehung
Der Verwalter macht die Quartalsbegehung. Ein Formular: Befund protokolliert („Dachrinne Nordseite belaubt"), als Mitteilung an alle Eigentümer veröffentlicht, 1,5 Stunden ins transparente Zeitkonto gebucht. Jeder Eigentümer sieht am selben Abend, was geprüft wurde – und was die Verwaltung dafür berechnet.
Der Wasserschaden
Im Juni meldet Familie Neumann aus WE 04 einen Wasserfleck an der Kellerdecke – digital, mit zwei Fotos, als Notfall markiert. Die Verwaltung erhält sofort eine E-Mail, plant einen Termin, protokolliert den Befund und beauftragt „Rohrfrei Schulz GmbH" per Klick. Der Handwerker öffnet seinen Auftragslink, nimmt an, lädt nach der Reparatur Fotos hoch und markiert „erledigt". Die Neumanns bekommen eine E-Mail: behoben. Dauer von der Meldung bis zur Erledigung: vier Tage – vollständig dokumentiert.
Die Eigentümerversammlung
Im Herbst ist Versammlung. Statt Nachfragen zur Rücklage öffnen die Beiräte einfach das Dashboard: jede Buchung, jede Verwalterstunde, jeder Beschluss des Jahres – nachvollziehbar. Die Diskussion dauert halb so lang. Die Wallbox-Genehmigung wird als rechtliches Ereignis mit „§ 20 Abs. 2 WEG" dokumentiert und ist für jeden Eigentümer sichtbar.
Das Ergebnis nach einem Jahr
- Kein einziges Rundschreiben gedruckt – rund 500 € Papier- und Portokosten gespart.
- Keine verpasste Frist: der 12-Monats-Wächter erinnerte rechtzeitig an die Nebenkostenabrechnung.
- Vollständige Belegkette – jeder Vorgang mit Datum, Rechtsgrundlage und Fotos.
- Kosten: 21 zahlende Einheiten × 2,49 € = 52,29 € im Monat, geteilt durch die Gemeinschaft.
Erstes Objekt 30 Tage gratis, mit persönlicher Einrichtung.
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